Traitement des frais de déplacement SMLH

Procédure et documents pour le traitement des frais de déplacement

Remarques liminaires :

Dans le cas de missions organisées par la section ou le comité, certains membres du bureau (notamment les porte-drapeaux) sont appelés à se déplacer par leur moyen personnel. L’utilisation de leur véhicule peut faire l’objet d’un état de frais qui constitue un don vis à vis de la SMLH avec édition d’un Cerfa de don qui peut être mis dans la déclaration d’impôts.

Les acteurs  au niveau des comités sont le président de comité pour la rédaction de l’ordre de mission, le membre du bureau qui remplit son état de frais et le trésorier du comité pour l’ordre de mission du président de comité.

Par délégation du président de la SMLH, le président de section conjointement avec le trésorier de section signe le reçu au titre des dons pour chaque intéressé dès la réception des documents précédents.

L’ensemble des documents des comités, c’est à dire pour chaque demandeur, l’ordre de mission global et l’état de frais, sont envoyés sous forme magnétique au trésorier de sction. On n’omettra pas de joindre, sous un onglet, dans l’état de frais les justificatifs éventuels. Au vu des pièces, le trésorier de section génère le Cerfa approprié.

En cas d’impossibilité d’envoi sous forme magnétique, les documents seront transmis sous forme papier tout en ayant conscience que ceci demande un travail de numérisation au trésorier de section.

L’ensemble de tous les documents est envoyé au siège par le trésorier de section pour le 31 janvier 2021 ; ce qui suppose de les recevoir une semaine avant au plus tard.

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Message du siège :

Mesdames et Messieurs les présidents de section,

Comme je ne peux vous transmettre les six documents en une seule fois, je vous prie de bien vouloir trouver dans ce premier courriel, trois documents en pièces jointes, concernant les frais de déplacement de l’année 2021 :

  • Note explicative (rappel de la procédure)
  • Déclaration de frais (à compléter et y joindre les justificatifs)
  • Modèle ordre de mission (à compléter)

Je vous adresse immédiatement un deuxième courriel comportant les trois autres documents :

  • Délégation de signature (à compléter et à transmettre au siège pour signature si vous ne l’avez pas déjà fait)
  • Reçu fiscal (le montant doit correspondre au montant total de la déclaration de frais)
  • Tableau récapitulatif (à compléter par vos soins, une seule ligne par section, regroupez les frais)

Je vous remercie de bien vouloir me transmettre par courrier ou courriel les cinq documents (en bleu),  pour le 31 janvier 2022, date limite de réception.

Bien cordialement,

Corinne Le Blévec <corinne.leblevec@smlh.fr>

Service adhésion-cotisation-don / Entraide-solidarité

 

Les documents associés :

Vous pouvez les télécharger en cliquant sur les liens associés :

Patrick Lamandé

le trésorier de section SMLH du Morbihan