Nouvelle procédure de remboursement des frais de mission des bénévoles

_ Objet : Note du président de la SMLH concernant le remboursement des frais de déplacements des membres bénévoles

Mesdames et messieurs les présidents de section,

Mesdames et messieurs les présidents de section, Mesdames et messieurs les trésoriers,

Je vous adresse à nouveau les directives de notre président en matière de prise en compte des frais engagés par les personnes exerçant une fonction bénévole au profit de la SMLH (Reçus fiscaux), quelques trésoriers n’ayant pas été servis.

Vous pouvez les consulter, les télécharger et les enregistrer sur votre ordinateur, en cliquant sur les liens suivants :
l’ensemble des documents téléchargés sont listés à la fin de cette note.

1. http://www.smlh.fr/transfert/2016/2_Prise_en_compte_des_frais/Lettre_du_president_2016.pdf

2. http://www.smlh.fr/transfert/2016/2_Prise_en_compte_des_frais/Annexe_a_la_lettre_du_5_avril_2016.docx

3. http://www.smlh.fr/transfert/2016/fiche_abandon_de_frais_2016_informatisee_verouillee_SMLH.xls (NB : attention le chargement du fichier Excel peut prendre un peu de temps. Il est conseillé de ne faire qu’un seul clic pour l’ouverture du fichier et de patienter).

4. http://www.smlh.fr/transfert/2016/2_Prise_en_compte_des_frais/ordre_de_mission_sections_de_la_SMLH.doc

5. http://www.smlh.fr/transfert/2016/2_Prise_en_compte_des_frais/Recu_fiscal_SMLH.docx

6. http://www.smlh.fr/transfert/2016/2_Prise_en_compte_des_frais/Pouvoir_donne_aux_presidents_de_section_pour_signer_les_recus_fiscaux.docx

Les documents figurant ci-dessus sont en ligne sur le site internet de la SMLH/ espace sécurisé/formulaires et imprimés/Prise en compte des frais engagés.

Je voudrais également apporter des compléments d’informations suite aux mails qui m’ont été adressés ou aux questions qui ont été posées lors de notre congrès des 6 et 7 juin 2016.

Compléments d’informations :

1- En ce qui concerne les signatures à apposer sur les reçus fiscaux, il s’agira de signatures conjointes du président et du trésorier, à l’exception du reçu fiscal du président qui est signé uniquement par le trésorier et vice-versa.

Il en est de même pour la signature des ordres de mission et des déclarations de frais du président de section qui sont signés par le trésorier, comme mentionné sur les documents eux-mêmes.

2- Les documents de l’année 2016 seront à acheminer vers le siège (une fois les travaux achevés) dans le courant du 1er semestre 2017. La SMLH choisira vraisemblablement un système de gestion électronique des données (GED) et traitera les archives papier en les transformant en archives électroniques. Afin d’éviter ce travail fastidieux, il est proposé d’adresser au siège des documents électroniques (scans).

Pour ce faire, par exemple, les ordres de mission, les reçus fiscaux ainsi que la déclaration de frais peuvent être remplis en ligne et même la signature peut être électronique (à l’instar de la signature du président de la SMLH qui figure sur les reçus fiscaux).

Bien évidemment, il est toujours possible d’adresser des documents papier.

3- Il a été demandé la possibilité d’établir des ordres de mission collectifs, notamment pour les réunions de sections ou de comités. Il n’y a pas de difficulté particulière à les établir à partir du moment où tous les renseignements nécessaires figurent sur l’ordre de mission collectif (date et lieu de la réunion, noms et prénoms des participants, fonction au sein de la section, N° d’adhérent…).

En cas de question(s) ou difficulté(s) particulière(s), nous restons à votre disposition.

Soyez assuré(e)s, Mesdames et messieurs les présidents, Mesdames et messieurs les trésoriers, de mes sentiments les meilleurs.

Le commissaire général de division (2s) Régis OUTTIER

Secrétaire général de la SMLH