Le président de la SMLH a décidé de déléguer aux présidents de sections et aux trésoriers de sections la délivrance de reçus fiscaux au vu du mémoire de frais de sociétaires en mission.
Voici dans l’état actuel des choses, la procédure envisagée par le siège :
- le sociétaire remplit son mémoire de frais : « fiche_abandon_de_frais_2016_informatisée_verrouillee_SMLH.xls »
chaque ligne doit être précisément remplie : date, motif, nombre de kilomètres
pour les autres frais : hôtel, train… joindre les justificatifs (billets, facture…)
le fichier calcule automatiquement le total des frais.
remplir la mention à la main du bénévole dans le champ indiqué
le bénévole signe le document et le transmet à son président de comité ou au trésorier de section pour les membres du bureau de section.
- le président du comité établit les ordres de mission correspondant à chaque ligne du mémoire de frais ou un ordre de mission par personne récapitulant de manière détaillée l’ensemble des missions de l’année
- toutefois un seul ordre collectif pourra être établi lorsque plusieurs sociétaires participent à une même activité.
- de même lorsqu’un membre se déplace plusieurs fois du point A au point B, il peut être mentionné plusieurs dates sur le même ordre de mission.
- tous les regroupements sont les bienvenus à partir du moment où tous les éléments figurant sur l’OM modèle sont renseignés.
- toutefois un seul ordre collectif pourra être établi lorsque plusieurs sociétaires participent à une même activité.
- le président du comité envoie au trésorier de section l’ensemble des documents : ordre de mission et mémoires de frais.
- le trésorier de la section contrôle la présence de toutes les pièces et établit le reçu fiscal qu’il signe.
- le trésorier de la section présente au président de section les mémoires de frais et les certificats fiscaux pour signature
- le trésorier envoie au sociétaire le reçu fiscal correspondant
- le trésorier envoie au siège le Cerfa, les mémoires de frais, les ordres de mission et les pièces justificatives.
remarques :
afin de faciliter le travail tout transfert de documents se fera sous forme PDF ; l’envoi de papier sera banni. Patrick Lamandé Annexe à la lettre du 5 avril 2016 du président de la SMLH fiche abandon de frais 2016 informatisée verrouillée fiche abandon de frais 2016 informatisée verrrouillée Ce contenu est restreint aux membres. Si vous êtes un utilisateur enregistré, connectez-vous.
Pensez au fait que je dois envoyer la totalité des documents par mèl au siège.
Pour les présidents de comité : vous pouvez utilement scanner votre signature, l’inclure dans les documents ordre de mission et faire « enregister sous PDF » sous Microsoft Office ou export vers PDF pour les utilisateurs de Open Office ou de LIbre Office.
le trésorier de section SMLH 56
lettre du 5 avril du président de la SMLHAnnexe à la lettre du président de la SMLH
modèle d’ordre de mission comité ou section pour les Cerfa modèle d’ordre de mission comité ou section pour les Cerfa
